Kunden, die Produkte oder Dienstleistungen benötigen, müssen den Quote-to-Cash-Prozess durchlaufen. Während dieses Prozesses erreichen sie die sogenannte “Angebotsphase”. Aber was ist diese Phase? Und woher wissen Sie, dass sich Ihre potenziellen Käufer in dieser Phase befinden?

Zunächst müssen Sie verstehen, was ein Angebot ist. Es ist ein formelles Dokument, das ein Verkäufer an einen potenziellen Kunden sendet. Es umreißt das Produkt- oder Dienstleistungsangebot, einschließlich Menge, Preis, Zahlungsbedingungen, Liefer- oder Dienstleistungsfristen, Gültigkeitsdauer und anderer relevanter Details.

Die Angebotsphase im Verkaufszyklus ist der Punkt, an dem Sie die Produktdetails festlegen und sich auf den Preis einigen. Dann schlagen Sie dem Kunden eine Lösung vor und teilen ihm das Angebotsdokument zur Überprüfung mit. Sobald Sie das Angebot freigegeben haben, kann der Kunde es entweder annehmen oder ablehnen. Das Vertriebsteam muss das Angebot genehmigen, bevor es verschickt wird, um Fehler zu vermeiden, die zu Gewinneinbußen führen können.

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Quote-to-Cash Prozess

Eine grundlegende Erläuterung des Quote-to-Cash-Prozesses

Der Quote-to-Cash-Prozess beginnt, wenn Sie ein Angebot oder einen Vorschlag erstellen und endet, wenn Sie die Zahlung erhalten. Er umfasst jeden Schritt dazwischen, einschließlich Auftragsabwicklung, Produktion, Lieferung und Umsatzrealisierung.

Mit anderen Worten: Quote-to-Cash beinhaltet den Abschluss eines Geschäfts unter Verwendung von CPQ-Tools (Konfigurieren, Preis, Angebot). Die meisten Unternehmen verwenden Excel, um diesen Prozess zu leiten und abzuschließen. Er umfasst alle Aspekte, von der Erstellung des Angebots über die Verhandlung und Ausführung von Verträgen, die Erfüllung von Aufträgen, die Rechnungsstellung an Kunden bis hin zur Umsatzrealisierung und dem Zahlungseingang.

Der Lead-to-Cash-Prozess umfasst den gesamten Verkaufszyklus, der vom ersten Lead bis zur Verkaufschance reicht. Dann folgt das Angebot, bis hin zum Zahlungseingang und der Umwandlung der Kundenabsicht in Umsatz.

Warum sich der Quote-to-Cash-Prozess auf Ihr Endergebnis auswirkt

Der Quote-to-Cash-Prozess hat einen erheblichen Einfluss auf Ihr Endergebnis, da es sich um einen zusammenhängenden Zyklus handelt, der sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirkt. Die manuelle Auftragserstellung bereitet viel Kopfzerbrechen. Sie erfordert oft ein engagiertes Team, und es passieren Fehler. Wenn Fehler unbemerkt bleiben, können sie zur Produktion falscher Artikel führen – ein kostspieliges Problem für Betrieb, Finanzen und Kundenzufriedenheit.

Auf der anderen Seite beschleunigt die Verknüpfung, Automatisierung und Integration der einzelnen Phasen von QTC den Abschluss von Geschäften und verbessert so den Cashflow. Alles in allem verschafft Ihnen eine schnellere und präzisere Beendigung einen “Wettbewerbsvorteil”, um die Geschäfte zu gewinnen. Mit einem sauberen QTC können Sie Geschäfte früher abschließen und den Umsatz vorhersagen. Kurz gesagt, die Glättung jeder Übergabe in der Q2C-Kadenz führt zu schnelleren Verkaufszyklen und einer besseren Kundenerfahrung.

Die wichtigsten Vorteile eines effizienten Q2C-Workflows

Wenn Sie den Quote-to-Cash-Prozess richtig einstellen, wird der gesamte Prozess effizienter sein. Jede Phase wird den maximalen Effekt erzielen, von der Abgabe des ersten Angebots bis hin zum Abschluss der Monetarisierung und dem Abschluss des Geschäfts. Schauen wir uns die Vorteile der Reihe nach an:

  • Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil: Wenn Sie der Erste sind, der ein präzises Angebot vorlegt, erhöhen sich Ihre Chancen, den Zuschlag zu erhalten, erheblich.
  • Verbessertes Kundenerlebnis: Kunden profitieren von präzisen Rechnungen und klaren Angeboten; ein einheitlicher QTC-Prozess bedeutet weniger Fehler und Verzögerungen.
  • Mehr Angebotsvolumen: Durch die Automatisierung kann Ihr Team ohne zusätzlichen Aufwand mehr Angebote erstellen.
  • Mehr Zeit für Strategie: Wenn Sie Angebote manuell bearbeiten, können Ihnen leicht Fehler unterlaufen, vor allem, wenn Sie es mit Tausenden von SKUs oder komplexen Konfigurationen zu tun haben. Wenn Sie diese Arbeit automatisieren, ersparen Sie sich diese Fehler und gewinnen mehr Zeit, um sich auf die größeren, strategischen Dinge zu konzentrieren.

Durch die Steuerung des Q2c-Prozesses können Sie eine bessere Effizienz erreichen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhalten. Mit diesem Ansatz erreichen Sie eine stärkere Kundenbindung, Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit und eine innovativere Nutzung der Ressourcen.

Welche Branchen und Abteilungen nutzen Quote-to-Cash?

Quote-to-Cash ist in vielen Teams und Branchen verbreitet. Jedes Unternehmen mit komplexen oder langwierigen Verkaufsprozessen, einschließlich konfigurierbarer Produkte, mehrerer SKUs oder abonnementbasierter Angebote, kann davon profitieren. Branchen wie IT-Dienstleistungen, Fertigung, Telekommunikation, medizinische Geräte und Finanzdienstleistungen sind zum Beispiel erstklassige Kandidaten für die Anwendung eines QTC-Systems.

In diesen Unternehmen ist die Angebotserstellung oft mit komplexen Preisen und Verträgen verbunden. Ein durchgängiger QTC-Workflow versorgt daher jede Abteilung mit den notwendigen Daten, um ihre Arbeit zu unterstützen. Das Ergebnis sind schnellere Bestellungen, weniger Fehler und zufriedenere Kunden.

Wie sehen die einzelnen Schritte des Quote-to-Cash-Prozesses aus?

Der Quote-to-Cash-Prozess besteht aus einer Abfolge von Schritten, die sich von der Kaufgelegenheit bis zur Zahlung erstrecken . Sie umfassen oft 8-10 Schritte. Wenn wir uns einen allgemeinen Prozess ansehen, könnte er beispielsweise so aussehen:

  • Angebotserstellung & Konfiguration: Definieren Sie das Produkt-/Dienstleistungsangebot und den Preis für das Geschäft (hier kommt die CPQ-Software ins Spiel)
  • Angebot und Verhandlung: Senden Sie den Kostenvoranschlag/Vorschlag an den Kunden und arbeiten Sie alle Änderungen oder Einwände durch.
  • Auftragsmanagement/Fulfillment: Sobald der Kunde das Angebot akzeptiert hat, bearbeiten Sie die Bestellung des Kunden und stellen die Lieferung der Waren/Dienstleistungen sicher.
  • Fakturierung und Rechnungsstellung: Erstellen und versenden Sie die Rechnung gemäß den vereinbarten Bedingungen
  • Zahlungseinzug & Monetarisierung: Sammeln Sie die Zahlungen und verbuchen Sie sie in den Büchern
  • Verlängerungen und Upsells (falls zutreffend): Verfolgen Sie Vertragsverlängerungen, Wartungsvereinbarungen oder Add-Ons, um wiederkehrende Einnahmen zu erzielen.

Quote-to-Cash ist ein strukturierter Ablauf, der von der Abgabe eines Angebots bis zum Erhalt der Zahlung reicht. Es eröffnet auch Möglichkeiten, die Beziehung durch Upselling, Cross-Selling und Verlängerungen zu pflegen.

Wesentliche Komponenten des Quote-to-Cash-Prozesses mit ERP-Tools wie Enablern

Um den gesamten Prozess besser kontrollieren zu können, stützt sich der QTC auf integrierte Softwarekomponenten. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die Ihnen für die Verwaltung des Vorgangs zur Verfügung stehen:

  • CPQ (Configure, Price, Quote): Mit diesem Tool können Sie die Produktkonfiguration automatisieren, Preise festlegen und genaue Angebote erstellen. Angebote. Sie können auch Dokumente erstellen und Angebote oder Verträge automatisieren, um Genehmigungen zu beschleunigen.
  • Integrierte Rechnungsstellung: Sie haben Systeme, die genehmigte Angebote und Verträge automatisch in Rechnungen umwandeln und die Buchhaltung aktualisieren.
  • Analytik: Dashboards geben Ihnen einen Überblick über Umsatz und Finanzen, so dass Sie die Leistung mit mehr Kontrolle und Klarheit verfolgen können.
  • CRM-Integration: Stellen Sie eine direkte Verbindung zu Ihrem CRM her, um Kundendaten, Angebote und Bestellungen an einem Ort zu speichern.
  • Variantenkonfiguration: SAP Variant Configurator (LO-VC/AVC) hilft Ihnen, Produkte mit vielen Varianten zu verwalten. Er arbeitet reibungslos mit anderen ERP-Modulen zusammen. Sie können Produkte präzise konfigurieren, ohne sich im ERP-System anzumelden. Mit dem Konfigurator können Sie eine Vielzahl von Produktoptionen einfach verwalten und Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Produkte an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Wenn Sie diese Tools beherrschen, können Sie den Q2c-Prozess schneller und einfacher gestalten. Mit CRM und integrierten Analysen haben Sie einen klaren Überblick über Ihre Verkäufe und Finanzen und können Geschäfte schneller abschließen.

Warum ist Quote-to-Cash so wichtig?

Quote-to-Cash ist unverzichtbar, denn es kanalisiert oder steuert den gesamten Prozess, der den Interessenten von seinem anfänglichen Interesse bis zum Abschluss des Geschäfts führt. Es übernimmt die Kontrolle über den Prozess von der Abgabe des Angebots für das Produkt oder die Dienstleistung bis hin zum Abschluss des Geschäfts und der Bezahlung. So sieht es aus, wenn wir alle Vorteile in eine Reihe stellen:

  • Höherer Gewinn und Cashflow: Es hilft Ihnen, Ihre Produkte und Dienstleistungen schneller als üblich zu liefern. Auch die Zahlungen gehen schnell ein und tragen so zur Verbesserung des Cashflows Ihres Unternehmens bei.
  • Bessere Finanzkontrolle und Präzision: Automatisierungssoftware reduziert manuelle, menschliche Fehler in jeder Phase. Durch die Vermeidung solcher Fehler erhalten Sie mehr Genauigkeit und Kontrolle bei der Zahlungsverfolgung.
  • Finanzielle Prognosefähigkeiten: Alle Daten auf einmal in einer zentralen Software zu haben, bietet Ihnen einen enormen Vorteil bei der Überwachung der Erkenntnisse in Echtzeit. Sie können Angebote, Verträge, Verlängerungen, laufende und abgeschlossene Geschäfte sehen. Praktisch haben Sie einen sofortigen Überblick über jede Phase, was Ihnen die Möglichkeit gibt, Finanzen und Ergebnisse vorherzusagen.
  • Effizienz bei den betrieblichen Abläufen: Wenn Sie einen “richtigen Aufhänger” haben, der sich automatisch um manuelle Aufgaben kümmert, haben Sie viel Freiraum für sich und Ihre Teammitglieder. Mit der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, können Sie sich auf andere wichtige laufende Dinge konzentrieren und gleichzeitig andere Projekte multitaskingfähig machen.
  • Verbessertes Kundenerlebnis: Schnelle, genaue und schnelle Antworten bedeuten auch zufriedene Kunden. Das ist ein hervorragender Prozess, der Ihnen starke Bindungen und Loyalität zu Ihren Kunden bringen kann.
  • Bessere Einhaltung der Finanzvorschriften: Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, insbesondere ein B2B SaaS-Unternehmen, ist ein effektives QTC von großer Bedeutung, um die Gewinnvorschriften einzuhalten. Mit einer End-to-End-Implementierung werden Audits einfacher, und Sie vermeiden die Compliance-Kopfschmerzen, mit denen viele Unternehmen zu kämpfen haben.

Mit Quote-2-Cash haben Sie die Kontrolle über das gesamte Verfahren, von den Zinsen bis zum Zahlungseingang. Es hilft Ihnen, Ihre Gewinne zu steigern und den Cashflow zu verbessern. Sie reduzieren Fehler, erstellen Finanzprognosen und führen Ihre Geschäfte effizient.

Was bedeutet SAP CPQ + Salesforce Integration?

SAP CPQ (Configure, Price, Quote) ist ein System, mit dem Sie die Produkte oder Dienstleistungen konfigurieren, die Preise mit allen Regeln, einschließlich Steuern und Rabatten, ermitteln und ein Angebot für den Kunden erstellen können.

Salesforce ist ein CRM-System zur Verwaltung von Kunden, Kontakten, Opportunities, Verhandlungen und Verkaufsaktivitäten. Wenn diese beiden Systeme integriert sind, muss der Verkäufer nicht von einem zum anderen springen. Praktisch gesehen ist Salesforce der Ort, an dem Sie arbeiten, während SAP CPQ direkt in das System eingebettet ist. Es ist ein wichtiger Teil des Arbeitsablaufs.

Wie funktioniert der Prozess?

Es beginnt alles in Salesforce. Hier sehen Sie, wie es Schritt für Schritt geht:

  1. Der Verkäufer eröffnet eine “Gelegenheit”, eine Möglichkeit, an einen Kunden zu verkaufen.
  2. Mit einem Klick beginnt SAP CPQ, ein Angebot zu erstellen.
  3. Der Verkäufer konfiguriert das Produkt oder die Dienstleistung und erstellt Pakete und Varianten.
  4. CPQ errechnet automatisch den Preis mit Rabatten, Währungen, Steuern und Konditionen.
  5. Es erstellt ein professionelles Dokument mit dem Angebot.
  6. Das Angebot, einschließlich der Preise und aller Details, wird an Salesforce zurückgeschickt.
  7. Wenn der Kunde das Angebot annimmt, markiert Salesforce es als abgeschlossene Verkaufschance.

Die Rolle von CLARITY bei Quote-to-Cash

Unsere Aufgabe bei CLARITY im Quote-to-Cash-Prozess besteht darin, Ihnen eine modulare Reihe von Produkten zur Verfügung zu stellen, von denen jedes für einen bestimmten Schritt in diesem Prozess konzipiert ist. Sie beginnen am vorderen Ende des Prozesses mit dem Vertrieb, indem Sie ein Angebot für den potenziellen Kunden erstellen. Dann gehen Sie zum Backend über, wo Sie die Zahlungen eintreiben, indem Sie die Geschäfte abschließen und monetarisieren.

Wir können SAP CPQ in eine ältere SAP ECC-Plattform integrieren, und zu S/4HANA Public Cloud, Private Cloud und On-Premise und ermöglicht Ihnen einen schnellen Start, indem es den Schritt der Angebotserstellung schnell und einfach macht. Mit dieser Integration können Sie schneller genaue und individuelle Angebote erstellen, da das System die Einrichtung und Preisgestaltung für Sie übernimmt. Um dies besser zu verstehen, werfen Sie einen Blick auf das Flussdiagramm des Quote-to-Cash-Prozesses unten:

*Hier brauchen wir eine Tabelle/Infografik, die die Rolle der CLARITY im Q2C-Prozess korrekt erklärt. Sie sollte entweder als kodierte Tabelle oder als Modell für einen Suchmaschinen-Crawler integriert werden, der sie indizieren kann.

Beste Praktiken zur Verbesserung Ihres Quote-to-Cash-Prozesses

CLARITY kann Ihnen mit Expertenrat helfen, einen noch besseren und effizienteren QTC-Prozess zu entwickeln. Wir empfehlen eine Mischung aus Prozessmapping und Technologie, um Q2C zu verbessern:

  • Zeichnen Sie Ihren Arbeitsablauf auf und analysieren Sie ihn: Beginnen Sie damit, den bestehenden QTC-Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung zu erfassen, um Engpässe (Hindernisse/Blockaden) zu identifizieren.
  • Wählen Sie die richtigen Tools: Wählen Sie eine integrierte QTC-Plattform oder eng miteinander verbundene Tools, die Angebotserstellung, Bestellung und Rechnungsstellung abdecken.
  • Stimmen Sie funktionsübergreifende Teams ab: Stellen Sie sicher, dass Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Rechtsabteilung mit dem neuen Prozess einverstanden sind.
  • Standardisieren und schulen: Definieren Sie klare Übergaben zwischen den einzelnen Schritten und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den neuen Arbeitsabläufen und der Software. Automatisierung funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter sie richtig nutzen.
  • Überwachen und optimieren Sie: Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen (Zeit zwischen Angebot und Bestellung, Genehmigungsverzögerungen, Rechnungsgenauigkeit usw.) und verbessern Sie den Prozess kontinuierlich.

Um einen stärkeren Quote-to-Cash-Prozess aufzubauen, sollten Sie zunächst Ihren derzeitigen Arbeitsablauf aufzeichnen, damit Sie Hindernisse und Blockaden erkennen und beseitigen können. Wählen Sie die richtigen Tools, bringen Sie alle Teams auf dieselbe Seite und standardisieren Sie die Vorgehensweise.

Warum ist es wichtig, zwischen Quote-to-Cash und Order-to-Cash zu unterscheiden?

Es ist wichtig, Quote-to-Cash (QTC) von Order-to-Cash (OTC) zu unterscheiden, aber denken Sie daran, dass OTC Teil des umfassenderen QTC-Prozesses ist. QTC umfasst alles vom ersten Angebot bis zur Zahlung, einschließlich der Aktivitäten vor dem Verkauf.

OTC konzentriert sich auf das, was passiert, nachdem der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, wie z.B. Erfüllung, Rechnungsstellung und Zahlung. Wenn Sie auf QTC achten, erhält Ihr Unternehmen Einblick in die frühen Phasen des Geschäftsabschlusses und kann den gesamten Umsatzzyklus vom ersten Angebot an verkürzen.

Fazit

Ein umfangreicher und umfassender Quote-to-Cash-Prozess ist unerlässlich, um den Umsatz zu beschleunigen und den Gewinn zu maximieren. Dazu ist es wichtig, jede QTC-Phase zu verstehen. Die Investition in integrierte Tools wie CPQ, CLM und e-Signatur sowie die Befolgung von Best Practices für die Automatisierung und Abstimmung von Arbeitsabläufen ist die wichtigste Aufgabe, die Sie erledigen sollten.

Unsere Produkte sind entscheidend für schnellere Verkaufszyklen und zufriedenere Kunden. Verstehen Sie den Q2c-Prozess als das Rückgrat Ihrer Verkaufszyklen und Kundenbindung. Mit unserem modularen Paket von QTC-Tools machen wir den Unterschied. Mit den CPQ-Lösungen für die SAP-gestützte Rechnungsstellung, Fakturierung und Umsatzrealisierung helfen wir Ihnen, den gesamten Prozess zu steuern und zu kontrollieren.

Erfahren Sie mehr über das CPQ-Angebot von CLARITY