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Verzögerungen im Verkaufszyklus und entgangene Geschäftsmöglichkeiten
Lange Reaktionszeiten und ineffiziente Prozesse beeinträchtigen die Wettbewerbsfähigkeit und führen dazu, dass Geschäfte verloren gehen und Umsatzchancen verpasst werden.
Sichern Sie sich den Auftrag, noch bevor Ihr Mitbewerber überhaupt reagieren kann
Statten Sie Ihr Vertriebsteam mit einer KI-gestützten Automatisierungslösung aus, die eingehende Kundenanfragen in strukturierte Angebote und Kundenaufträge umwandelt.
Der effektivste Weg zur Automatisierung umfangreicher Angebots- und Auftragsanfragen ist „
“ – eine KI-gestützte Abwicklung, die den gesamten Workflow von der Angebotsanfrage bis zur Bestellung innerhalb der Unternehmenssysteme abwickelt.
Wie es funktioniert
Von der E-Mail eines Kunden oder Partners bis zum in SAP ERP gebuchten Auftrag
Aufnahme
Liest eingehende Ausschreibungen, Angebotsanfragen oder Bestellungen (E-Mail, PDF, Excel) in über 100 Sprachen.
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Zuordnen und auflösen
Gleicht Kundenartikelnummern, Spezifikationen oder Beschreibungen mit dem SAP-Materialstamm ab.
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Überprüfen
Überprüfen Sie die Parameter in Echtzeit anhand der SAP-ERP-Daten und kennzeichnen Sie Ausnahmen sowie fehlende Angaben zur manuellen Überprüfung.
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Ausführen
Leiten Sie Vertriebsanfragen, Angebote und Bestellungen direkt in das SAP-ERP- und SAP CPQ-System weiter – mit einem lückenlosen Prüfpfad.
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Bestätigen
Sendet dem Kunden eine automatische Bestellbestätigung.
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Herausforderungen, die GRAIP.AI löst
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Abhängigkeit der Skalierbarkeit von der MitarbeiterzahlUm die Effizienz ihrer Vertriebsabläufe zu steigern, sind Unternehmen gezwungen, mehr Personal einzustellen.
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Manuelle Prozesse verlangsamen die Vertriebsabläufe Unternehmen stützen sich nach wie vor auf die manuelle Bearbeitung von Angebotsanfragen, Informationsanfragen, Angeboten, Ausschreibungen und Aufträgen, was zu Verzögerungen, Fehlern und unnötigem betrieblichen Aufwand führt.
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Fragmentierte Systeme und ProzesslückenJeder neue Prozess erfordert oft ein neues Tool, was zu isolierten Systemen führt, die mit Altlasten behaftet sind und einen unzureichenden Datenfluss untereinander aufweisen.
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Lange Bearbeitungszeiten bei der Angebotserstellung und der Auftragsabwicklung Hohe Dokumentenmengen und komplexe Produktkonfigurationen erschweren es, schnell auf Kundenanfragen zu reagieren, was die Abschlussgeschwindigkeit verlangsamt und die Abschlussquoten senkt.
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Hohe Kosten für die Softwareerweiterung Automatisierungsvorhaben erfordern häufig die Anschaffung zusätzlicher Software, was die IT-Komplexität und die Gesamtbetriebskosten erhöht.
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Umsatzverluste und versteckte Fehler
Manuelle Dateneingaben und nicht vernetzte Arbeitsabläufe führen zu Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung, fehlenden Einzelposten und einer fehlerhaften Auftragsabwicklung, was sich negativ auf den Umsatz auswirkt.
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Probleme mit dem Produktkatalog und den Stammdaten Fehler und Unübersichtlichkeit im Produktkatalog (zusammen mit der Komplexität konfigurierbarer Produkte) verlangsamen die Angebotserstellung erheblich.
Die Lösung
Automatisieren Sie die Bearbeitung von Vertriebsbelegen – von der Angebotsanfrage (RFQ) und der Informationsanfrage (RFI) bis hin zum Kundenauftrag. Die Plattform verwaltet alle zugehörigen Dokumente, unterstützt den Abgleich (z. B. den Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen), verwaltet komplexe, konfigurierbare Produkte und lässt sich in die SAP-Umgebung für Fertigung und Vertrieb integrieren.
Strategische Vorteile von GRAIP.AI für verschiedene Branchen
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Diskrete Fertigung nach dem „
“-Prinzip
Umfassende Beschleunigung der Geschäftsprozesse in der diskreten Fertigung, einschließlich Konfiguration, Variantenmanagement, Preisgestaltung und Auftragsabwicklung, bei einer Reduzierung des manuellen Aufwands um 70–90 %. Dies führt zu einer höheren Umsatzdynamik, verbesserten Abschlussquoten sowie einer Verringerung von Konfigurationsfehlern, Nacharbeiten und Margenverlusten über den gesamten „Quote-to-Cash“-Lebenszyklus hinweg.
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Prozess
-Fertigung
Umfassende Optimierung der Geschäfts- und Lieferkettenabläufe in der Prozessfertigung, einschließlich Formulierungs- und Rezepturmanagement, chargenbezogener Konfiguration, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Preisgestaltung, bei einer Reduzierung des manuellen Aufwands um 70–90 %. Dies führt zu einer höheren Umsatzdynamik, einer verbesserten Margenkontrolle und einem besseren Kundenerlebnis, während Formulierungsfehler, Nacharbeiten an Chargen, die Produktion außerhalb der Spezifikationen sowie compliancebedingte Margenverluste reduziert werden.
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Großhandel mit „
“-Produkten
Umfassende Transformation der Arbeitsabläufe im Großhandel sowie der „Order-to-Cash“-Prozesse, einschließlich einheitlicher Preisgestaltung, Rabattsteuerung, Aktions- und Rabattmanagement sowie der Koordination von Bestellungen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg, verbunden mit einer Reduzierung des manuellen Aufwands um 70–90 %. Dies führt zu effizienteren Auftragsdurchlaufzeiten, einer verbesserten Abwicklungsgenauigkeit und einem stärkeren Margenschutz, während gleichzeitig Angebotsfehler, Versandfehler und Preisverluste in großvolumigen Vertriebsabläufen reduziert werden.
Wichtigste Ergebnisse im Bereich der agentenbasierten KI
GRAIP.AI verbindet die Leistungsfähigkeit bewährter intelligenter Dokumentenverarbeitung mit fortschrittlichen Technologien, darunter auf die jeweiligen Anwendungsfälle jedes Kunden zugeschnittene KI-Agenten, um optimale Lösungen zu ermitteln und die bestmöglichen Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Umsatzdynamik
- Der Zeitaufwand vom Auftragseingang bis zum Angebot bzw. von der Bestellung bis zur Bestätigung verkürzt sich von Tagen auf Stunden
- Wer zuerst reagiert, gewinnt – insbesondere bei kurzen Gültigkeitsfristen für Preise
- Spitzenvolumen ohne Verzögerungen oder Rückstände abgewickelt
Genauigkeit
- Das richtige Produkt, die richtige Qualität oder die richtige Artikelnummer wird automatisch ermittelt, ohne dass falsche Artikel eingegeben werden
- Einschränkungen (ATP, Losgröße, Compliance) werden geprüft, bevor eine Verpflichtung eingegangen wird
- Fehler, die bereits bei der Auftragserfassung erkannt wurden und nicht erst nach der Auftragsannahme entdeckt wurden
Teamproduktivität
- Die Teams arbeiten auf der Grundlage von erstellten Entwürfen und extrahierten Kontextinformationen, nicht auf leeren Seiten
- Spitzenzeiten und Nachfragespitzen werden ohne Überstunden oder zusätzliches Personal bewältigt
- Die Mitarbeiter konzentrieren sich auf Ausnahmen und Zusammenhänge, nicht auf die Dateneingabe
Preisdisziplin
- Vereinbarte Sätze, Stufen und Zuschläge werden bei jeder Transaktion automatisch angewendet
- Die Preisgestaltung bleibt über alle Vertriebsmitarbeiter, Regionen und Vertriebskanäle hinweg einheitlich
- Sonderanträge, die zur Genehmigung weitergeleitet werden, ohne dass Ad-hoc-Entscheidungen getroffen werden
Kundenerlebnis
- Kunden senden Anfragen in ihrem eigenen Format, ihrer eigenen Sprache und mit ihren eigenen Artikelnummern
- Schnelle, präzise Antworten ersetzen langsame, allgemeine Antworten
- Proaktive Kommunikation zu Themen – kein Schweigen, gefolgt von Überraschungen
Maximierung des ROI von CPQ und ERP
- Engpass bei der Datenerfassung beseitigt – saubere Daten gelangen vom ersten Tag an in die nachgelagerten Systeme
- Es liegen keine Fehler vor, es fehlen keine Felder und es sind keine Sammelkorrekturen erforderlich
- Bestehende Systeminvestitionen entfalten sofort ihren vollen Nutzen
Graip.AI bietet eine native Integration in SAP-Umgebungen: SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP Business One, SAP Sales Cloud, SAP Service Cloud, SAP CPQ, SAP BRIM, SB, SAP LO-VC/AVC und Ariba
Die Sachbearbeiter arbeiten direkt mit SAP-Datenmodellen und prüfen die Eingaben vor der Buchung anhand der Geschäftslogik und der Variantenkonfiguration – wodurch eine korrekte Bearbeitung komplexer Aufträge und Verkaufsbelege gewährleistet wird.
API Integrations
So beginnen Sie Ihren agentischen Weg
Schnupperkurs
Gemeinsame Zuordnung Ihrer Q2C-Schwachstellen zum GRAIP.AI-Agentenportfolio
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ROI-Business-Case
Kundenspezifisches ROI-Modell, ergebnisorientierte Erwartungen
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Pilotphase in 2 bis 4 Wochen
Für die Implementierung eines KI-Agenten in die Produktion – ab 2 Wochen
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Haben Sie Fragen?
Alexandra Zaharenko
Verkaufsleiter
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