Strategisches Ziel

Um die manuelle Dateneingabe am Angebots-Frontend zu eliminieren und den gesamten Prozess von der Erfassung von Kundendokumenten bis zur automatischen Befüllung von SAP CPQ-Angeboten zu automatisieren – und das skalierbar, regionenübergreifend und ohne Einbußen bei der Genauigkeit.

Herausforderungen

Der Angebotsprozess des Unternehmens litt unter strukturellen Ineffizienzen, die mit zunehmendem Anfragevolumen kostspieliger wurden:

  • Unstrukturierte eingehende Anfragen: Kunden übermittelten Produktanfragen über eine Mischung von Kanälen, einschließlich E-Mail-Texten, Excel-Anhängen und anderen unstrukturierten Formaten, ohne standardisierten Aufnahme-Prozess.
  • Zeitaufwändige manuelle Eingabe: Vertriebsmitarbeiter mussten Produkt-IDs, Beschreibungen und Mengen manuell extrahieren und Zeile für Zeile in SAP CPQ eingeben. Bei Anfragen mit über 1.000 Artikeln konnte ein einziges Angebot einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nehmen.
  • Inkonsistente Materialnummernformate: Das Unternehmen, das in mehreren Regionen und Branchen tätig ist, stieß je nach Kundensegment auf unterschiedliche Konventionen bei Produktkennungen. Die Vertriebsteams hatten keine systematische Möglichkeit, diese Formate den richtigen Einträgen im Produktstammsatz zuzuordnen, was zu häufigen Fehlern führte.
  • Kein Workflow für die Ausnahmebehandlung: Konnte ein Produkt in den Stammdaten nicht gefunden werden, gab es keinen strukturierten Prozess, um das Problem zu lösen, sodass die Vertriebsteams keinen klaren Weg vor sich hatten.

Lösung

CLARITY implementierte eine intelligente Dokumentenverarbeitungslösung als Frontend für die SAP CPQ-Umgebung des Unternehmens, die den gesamten Prozess von der Dokumentenerfassung bis zur Angebotserstellung mit integrierter Validierung und Ausnahmebehandlung automatisierte.

  • Intelligente Dokumenterfassung: Die Benutzer laden Kundenzufriedenheitsdateien, ob Excel-Tabellen oder E-Mail-Inhalte, direkt in die Benutzeroberfläche der Lösung hoch. Die Plattform extrahiert automatisch Produkt-IDs, Beschreibungen, Mengen, Angebots-IDs und Geschäftspartnerinformationen und identifiziert Kundensegmente auf Kopfzeilenebene, um die nachgeschaltete Abgleichlogik voranzutreiben.
  • Automatisierte Produkterkennung und -validierung: Die Lösung führt eine Echtzeitvalidierung jeder Produkt-ID anhand von Stammdaten durch, die aus dem Omnichannel-System und S/4HANA über SAP CPI repliziert wurden. Die kundenbezogene Matching-Logik berücksichtigt unterschiedliche Materialnummernformate in verschiedenen Geschäftsbereichen. Nicht erkannte Produkte werden sofort gekennzeichnet, wobei die drei nächstgelegenen Alternativvorschläge basierend auf der Beschreibungsähnlichkeit angezeigt werden.
  • Nutzerüberprüfung und -bestätigung: Bevor Daten übertragen werden, überprüfen Vertriebsmitarbeiter eine klare Zusammenfassung der abgeglichenen Artikel, markierten Ausnahmen und vorgeschlagenen Alternativen, wodurch sie die volle Kontrolle über jede Zeile behalten.
  • Nahtlose SAP CPQ Angebotsbefüllung: Nach Bestätigung überträgt die Lösung validierte Produkte und Mengen direkt über eine API in SAP CPQ. Dies unterstützt sowohl die Erstellung neuer Angebote als auch die Befüllung bestehender Angebote, einschließlich einer vollständigen Header-Feldzuordnung wie Lieferadresse, Rechnungsadresse und kommerzielle Bedingungen.
  • Kontinuierliche Stammdatensynchronisation: Produktstammdaten und Geschäftspartnerdatensätze werden täglich aus dem Omnichannel-System und S/4HANA über SAP CPI repliziert, um sicherzustellen, dass die Abgleichslogik aktuell bleibt.

Ergebnisse

Die Lösung erzielte erhebliche, messbare Auswirkungen auf die gesamte Angebotsverwaltung des Unternehmens:

  • Drastisch schnellere Angebotserstellung: Die Angebotsvorbereitungszeit wurde um 80–90 % reduziert, wodurch eine ganztägige Aufgabe zu einer Angelegenheit von Minuten wurde, selbst bei Anfragen mit über 1.000 Positionen.
  • Manuelle Dateneingabe entfällt: Das Verkaufspersonal ordnet Produkt-IDs, Beschreibungen oder Mengen nicht mehr manuell zu, wodurch es sich voll auf die Kundenbindung und den Geschäftsabschluss konzentrieren kann.
  • Verbesserte Datengenauigkeit: Ungültige oder nicht übereinstimmende Produkte werden abgefangen, bevor sie in SAP CPQ gelangen, wodurch nachfolgende Ablehnungen und Nacharbeiten im gesamten Bestelllebenszyklus reduziert werden.
  • Zurückgewonnene Vertriebskapazität: Jeder Vertriebsmitarbeiter, der Offerten mit hohem Volumen bearbeitet, gewinnt schätzungsweise 5–10 Stunden pro Woche zurück. Für ein Team von 10 Vertriebsmitarbeitern, die jeweils fünf große Offerten pro Woche bearbeiten, entspricht dies etwa 200 wiedergewonnenen Arbeitsstunden pro Woche, was fünf Vollzeitäquivalenten entspricht, die von der Datenerfassung auf umsatzgenerierende Tätigkeiten umgeleitet werden.
  • Beschleunigter Umsatzzyklus: Eine schnellere Angebotserstellung verkürzt den gesamten Verkaufszyklus. Bei Hunderten von Angeboten pro Monat führt selbst eine Verkürzung um ein bis zwei Tage pro Angebot zu einer erheblichen Umsatzbeschleunigung.
  • Skalierbare Abläufe: Das Unternehmen kann wachsende Angebotsvolumina ohne proportionale Zunahme des Personalbestands aufnehmen und so das Geschäftswachstum ohne zusätzliche Betriebskosten unterstützen.