Objectif stratégique

Éliminer la saisie manuelle des données au début du processus de devis et automatiser le parcours complet, de l'ingestion des documents clients à la population des devis SAP CPQ, à grande échelle, dans toutes les régions, et sans sacrifier la précision.

Défis

Le processus de devis de l’entreprise souffrait d’inefficacités structurelles qui devenaient de plus en plus coûteuses à mesure que les volumes de demandes augmentaient :

  • Demandes entrantes non structurées : Les clients soumettaient des demandes de produits par le biais d’un mélange de canaux, y compris des courriels, des pièces jointes Excel et d’autres formats non structurés, sans processus d’intégration standardisé.
  • Saisie manuelle fastidieuse : Les représentants commerciaux devaient extraire manuellement les identifiants de produit, les descriptions et les quantités, puis les saisir ligne par ligne dans SAP CPQ. Pour les demandes contenant plus de 1 000 articles, un seul devis pouvait prendre une journée de travail entière.
  • Formats de numéros de matériel incohérents : Opérant dans plusieurs régions et secteurs d’activité, l’entreprise était confrontée à des conventions d’identification de produits différentes selon le segment de clientèle. Les équipes commerciales n’avaient aucun moyen systématique d’associer ces formats aux entrées correctes du référentiel produit, ce qui entraînait de fréquentes erreurs de correspondance.
  • Flux de travail sans gestion des exceptions : lorsqu’un produit était introuvable dans les données de référence, aucun processus structuré n’existait pour résoudre le problème, ce qui laissait les équipes de vente sans réelle solution.

Solution

CLARITY a déployé une solution de traitement intelligent de documents en tant que façade de l’environnement SAP CPQ de l’entreprise, automatisant l’intégralité du parcours, de l’ingestion de documents au remplissage des devis, avec une validation et une gestion des exceptions intégrées.

  • Ingestion intelligente de documents : Les utilisateurs chargent les fichiers de demande client, qu’il s’agisse de feuilles de calcul Excel ou de contenu d’e-mail, directement dans l’interface de la solution. La plateforme extrait automatiquement les identifiants de produit, les descriptions, les quantités, les identifiants de devis et les informations sur les partenaires commerciaux, identifiant les segments de clientèle au niveau de l’en-tête pour piloter la logique de correspondance en aval.
  • Reconnaissance et validation automatisées des produits : La solution effectue une validation en temps réel de chaque ID produit par rapport aux données maîtresses répliquées à partir du système Omnichannel et de S/4HANA via SAP CPI. La logique de correspondance sensible au segment de clientèle gère les formats de numéros de matériaux variables entre les unités commerciales. Les produits non reconnus sont signalés immédiatement, avec les trois suggestions alternatives les plus proches affichées en fonction de la similitude de description.
  • Examen et confirmation par l’utilisateur : Avant que toute donnée ne soit transmise, les représentants commerciaux examinent un résumé clair des articles correspondants, les exceptions signalées et les alternatives suggérées, conservant un contrôle total sur chaque ligne.
  • Remplissage transparent des devis SAP CPQ : une fois confirmée, la solution transfère les produits et les quantités validés directement dans SAP CPQ via l’API, prenant en charge la création de nouveaux devis et le remplissage des devis existants, y compris le mappage complet des champs d’en-tête tels que l’adresse de livraison, l’adresse de facturation et les conditions commerciales.
  • Synchronisation continue des données de base : Les données de base des produits et les enregistrements des partenaires commerciaux sont répliqués quotidiennement depuis le système omnicanal et S/4HANA via SAP CPI, garantissant que la logique de correspondance reste à jour.

Résultats

La solution a eu un impact significatif et mesurable sur les opérations de devis de l’entreprise :

  • Préparation des devis beaucoup plus rapide : Le temps de préparation des devis a été réduit de 80 à 90 %, transformant une tâche d’une journée entière en quelques minutes, même pour les demandes de plus de 1 000 articles.
  • Saisie manuelle des données éliminée : Le personnel de vente ne mappe plus manuellement les identifiants de produit, les descriptions ou les quantités, ce qui leur permet de se concentrer sur l’engagement client et la conclusion d’affaires.
  • Précision améliorée des données : les produits non valides ou non concordants sont détectés avant d’entrer dans SAP CPQ, ce qui réduit les rejets en aval et la reprise du travail tout au long du cycle de vie des commandes.
  • Capacité de vente récupérée : Chaque représentant commercial gérant des devis à volume élevé récupère environ 5 à 10 heures par semaine. Pour une équipe de 10 représentants traitant cinq gros devis chacun chaque semaine, cela équivaut à environ 200 heures de travail récupérées par semaine, soit l’équivalent de cinq employés à temps plein réaffectés de la saisie de données à des activités génératrices de revenus.
  • Cycle de revenu accéléré : Un délai d’exécution des devis plus rapide raccourcit le cycle de vente global. Sur des centaines de devis par mois, même une réduction d’un à deux jours par devis se traduit par une accélération significative des revenus.
  • Opérations évolutives : l’entreprise peut absorber des volumes de devis croissants sans augmentation proportionnelle des effectifs, ce qui favorise la croissance de l’activité sans coûts d’exploitation supplémentaires.