Objectif stratégique

Pour automatiser le traitement de bout en bout des bons de commande, de la réception des documents et de l'extraction des données à la validation et à la publication ERP, réduisant ainsi l'effort manuel, améliorant la précision des données et permettant de s'adapter de manière cohérente dans plusieurs pays.

Défis

Le traitement des bons de commande (PO) de l’entreprise était freiné par la diversité même

et l’incohérence dans la manière dont les clients soumettaient leurs commandes :

  • Formats multiples et présentations non standard : les bons de commande arrivaient sous forme de PDF, de fichiers Excel, d’images numérisées, de documents Word et de fichiers texte brut, chacun avec sa propre structure, le placement des champs et les conventions de code de produit.
  • Validation manuelle chronophage : Les équipes devaient identifier manuellement le bon dossier client, vérifier chaque code produit par rapport aux données de base de l’ERP et ressaisir toutes les données pertinentes ligne par ligne, ce qui prenait des heures par jour à plusieurs équipes régionales.
  • Identifiants client et produit incohérents : Les clients en Europe et dans les Amériques utilisaient des codes et des conventions de nommage différents, rendant l’appariement automatisé avec les enregistrements ERP peu fiable sans une couche de validation structurée.
  • Aucune gestion structurée des exceptions : lorsque les données étaient manquantes ou incohérentes, il n’y avait aucun flux de travail systématique pour acheminer les documents à examiner, ce qui laissait les équipes gérer les écarts manuellement et de manière incohérente.
  • Risque d’erreurs de saisie ERP : Avec des volumes élevés de saisie manuelle, le risque d’erreurs atteignant l’ERP était important, avec des conséquences en aval pour l’exécution des commandes et la satisfaction client.

Solution

CLARITY a déployé un flux de travail PO automatisé de bout en bout, permettant une exécution rapide et précise, et

traitement PO entièrement auditable, de la saisie à la publication ERP.

  • Ingestion de documents multiformats : la solution ingère automatiquement les bons de commande dans tous les formats entrants, y compris les numérisations PDF, DOCX, XLS/XLSX, TXT et PNG/JPG, en classant chacun par type de fichier et en l’acheminant vers le flux de traitement approprié.
  • Extraction automatique des champs : les données clés sont extraites automatiquement de chaque document, couvrant les champs d’en-tête tels que les détails du client, le numéro de bon de commande, la date, la devise et les conditions commerciales, ainsi que les postes, y compris les codes produit, les descriptions, les quantités, l’unité de mesure, les prix et les dates de livraison demandées.
  • Résolution d’identité du client : Pour s’assurer que le bon numéro de client ERP est utilisé, la solution vérifie les noms et les adresses des clients, y compris la rue, la ville, le code postal et le pays, par rapport aux données de base ERP existantes. Lorsqu’une correspondance n’est pas claire ou que des doublons sont détectés, le document est automatiquement signalé pour une révision humaine.
  • Validation des articles par rapport aux données de référence de l’ERP : Chaque code produit et chaque détail de poste est validé en temps réel par rapport aux données de référence de l’ERP. Les données manquantes, conflictuelles ou non reconnues déclenchent un acheminement automatique vers une file d’attente d’exceptions plutôt que de passer directement à l’ERP.
  • Traitement direct des documents validés : les documents qui passent toutes les vérifications de validation sont automatiquement approuvés et publiés directement dans l’ERP via l’API, avec l’e-mail source d’origine et les pièces jointes pour une traçabilité complète.
  • Révision humaine pour les exceptions uniquement : Les documents qui échouent à la validation sont présentés dans une file d’attente de révision structurée avec des drapeaux clairs indiquant la raison, tels que ID client introuvable, code produit non reconnu ou quantité ou prix manquants. Les réviseurs peuvent corriger les données directement dans l’interface, envoyer un e-mail contextuel au fournisseur pour demander les informations manquantes ou mettre à jour les enregistrements de données de référence sans quitter la plateforme.

Résultats

La solution CLARITY a eu un impact opérationnel significatif sur les équipes de traitement mondiales du client :

  • Automatisation à haut volume à l’échelle : La solution traite environ 2 000 bons de commande et 4 500 pages par mois dans six équipes mondiales, gérant toute la diversité des formats et des mises en page.
  • La majorité des documents sont traités sans intervention humaine : Avec un taux de traitement direct de 60 %, environ 1 200 documents par mois sont complétés automatiquement sans intervention manuelle, ce qui réduit considérablement l’effort de saisie ERP et élimine le travail de saisie de données répétitif.
  • Effort humain axé sur les exceptions : Les 40 % restants des documents sont acheminés pour examen et approbation, permettant aux équipes de se concentrer sur les cas qui exigent véritablement un jugement plutôt qu’un traitement de routine.
  • Précision accrue des données : La logique de validation détecte les données manquantes, conflictuelles ou non reconnues avant qu’elles n’atteignent l’ERP, réduisant ainsi les erreurs de saisie et améliorant la cohérence des données sur tous les marchés.
  • Des opérations évolutives sans croissance proportionnelle des effectifs : Le même flux de travail automatisé a été déployé dans six pays en quelques mois, permettant à l’entreprise de gérer des volumes de commandes croissants sans augmenter ses équipes de traitement.