Strategisches Ziel

Zur Automatisierung der durchgängigen Bearbeitung von Bestellungen, von der Dokumentenerfassung und Datenextraktion über die Validierung bis hin zur ERP-Buchung, wodurch der manuelle Aufwand reduziert, die Datengenauigkeit verbessert und eine konsistente Skalierung in mehreren Ländern ermöglicht wird.

Herausforderungen

Die Bearbeitung der Bestellungen (PO) des Unternehmens wurde durch die schiere Vielfalt behindert

und Inkonsistenz bei der Art und Weise, wie Kunden ihre Bestellungen eingereicht haben:

  • Mehrere Formate und nicht standardisierte Layouts: Bestellungen kamen als PDFs, Excel-Dateien, gescannte Bilder, Word-Dokumente und einfache Textdateien an, jede mit ihrer eigenen Struktur, Feldplatzierung und Produktcode-Konventionen.
  • Zeitaufwändige manuelle Validierung: Die Teams mussten manuell den korrekten Kundenstammsatz identifizieren, jeden Produktcode gegen die ERP-Stammdaten überprüfen und alle relevanten Daten Zeile für Zeile neu eingeben, was über mehrere regionale Teams hinweg Stunden pro Tag in Anspruch nahm.
  • Inkonsistente Kunden- und Produktkennungen: Kunden in Europa und Amerika verwendeten unterschiedliche Codes und Namenskonventionen, was einen automatisierten Abgleich mit ERP-Datensätzen ohne eine strukturierte Validierungsebene unzuverlässig machte.
  • Keine strukturierte Ausnahmebehandlung: Fehlende oder inkonsistente Daten führten zu keinem systematischen Workflow zur Prüfung von Dokumenten, sodass die Teams Inkonsistenzen manuell und inkonsistent verwalten mussten.
  • Risiko von ERP-Eingabefehlern: Bei großen Mengen manueller Eingaben war das Risiko, dass Fehler das ERP erreichten, erheblich, was weitreichende Folgen für die Auftragserfüllung und Kundenzufriedenheit hatte.

Lösung

CLARITY implementierte einen vollautomatischen PO-Workflow, der schnelle, präzise und

vollständig prüfbare Bestellabwicklung von der Erfassung bis zur ERP-Buchung.

  • Multi-Format-Dokumentenerfassung: Die Lösung erfasst automatisch Bestellungen in allen eingehenden Formaten, einschließlich PDF, DOCX, XLS/XLSX, TXT und PNG/JPG-Scans, klassifiziert diese nach Dateityp und leitet sie dem geeigneten Verarbeitungsprozess zu.
  • Automatisierte Felderkennung: Wichtige Daten werden automatisch aus jedem Dokument extrahiert. Dazu gehören Kopfdaten wie Kundendaten, Bestellnummer, Datum, Währung und Handelsbedingungen sowie Positionsdaten wie Produktcodes, Beschreibungen, Mengen, Maßeinheiten, Preise und gewünschte Liefertermine.
  • Kundenidentitätsauflösung: Um sicherzustellen, dass die korrekte ERP-Kundennummer verwendet wird, gleicht die Lösung Kundennamen und Adressdaten, einschließlich Straße, Stadt, Postleitzahl und Land, mit vorhandenen ERP-Stammdaten ab. Wenn eine Übereinstimmung unklar ist oder Duplikate erkannt werden, wird das Dokument automatisch zur manuellen Überprüfung markiert.
  • Artikelvalidierung anhand von ERP-Stammdaten: Jeder Produktcode und jede Einzelposition werden in Echtzeit anhand der ERP-Stammdaten validiert. Fehlende, widersprüchliche oder nicht erkannte Daten lösen eine automatische Weiterleitung an eine Ausnahmewarteschlange aus, anstatt an das ERP weitergeleitet zu werden.
  • Direkte Verarbeitung sauberer Dokumente: Dokumente, die alle Validierungsprüfungen bestehen, werden automatisch genehmigt und über die API direkt in das ERP-System gebucht, zusammen mit der ursprünglichen E-Mail-Quelle und den Anhängen zur vollständigen Nachvollziehbarkeit.
  • Manuelle Überprüfung nur für Ausnahmen: Dokumente, die die Validierung nicht bestehen, werden in einer strukturierten Überprüfungswarteschlange mit deutlichen Kennzeichnungen (Flags) präsentiert, die den Grund angeben, z. B. Kunden-ID nicht gefunden, Produktcode nicht erkannt oder fehlende Menge oder Preis. Prüfer können Daten direkt in der Benutzeroberfläche korrigieren, eine kontextbezogene E-Mail an den Lieferanten senden, um fehlende Informationen anzufordern, oder Stammdatensätze aktualisieren, ohne die Plattform zu verlassen.

Ergebnisse

Die CLARITY-Lösung hatte erhebliche betriebliche Auswirkungen auf die globalen Verarbeitungsteams des Kunden:

  • Hochvolumige Automatisierung im großen Maßstab: Die Lösung verarbeitet monatlich ca. 2.000 Bestellbelege und 4.500 Seiten in sechs globalen Teams und bewältigt dabei die gesamte Vielfalt an Formaten und Layouts.
  • Die Mehrheit der Dokumente wird ohne menschliches Zutun verarbeitet: Mit einer Straight-Through-Processing-Rate von 60 % werden monatlich rund 1.200 Dokumente automatisch und ohne manuelles Eingreifen bearbeitet, wodurch der ERP-Eingabeaufwand erheblich reduziert und wiederholende Datenerfassungsarbeiten entfallen.
  • Menschlicher Aufwand konzentriert sich auf Ausnahmen: Die verbleibenden 40 % der Dokumente werden zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet, sodass sich die Teams auf Fälle konzentrieren können, die tatsächlich eine Beurteilung und keine Routinebearbeitung erfordern.
  • Verbesserte Datenpräzision: Die Validierungslogik erkennt fehlende, widersprüchliche oder nicht erkannte Daten, bevor sie das ERP erreichen, wodurch Eingabefehler reduziert und die Datenkonsistenz in allen Märkten verbessert wird.
  • Skalierbare Abläufe ohne proportionalen Personalzuwachs: Derselbe automatisierte Workflow wurde innerhalb weniger Monate in sechs Ländern eingeführt, wodurch das Unternehmen wachsende Auftragsvolumen bewältigen konnte, ohne seine Verarbeitungsteams zu erweitern.