Warum ist Vertriebsautomatisierung wichtig und wie profitieren die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens davon? Wann sollte man in die Automatisierung investieren? Und wie stellt man sicher, dass das Projekt- und Änderungsmanagement so reibungslos wie möglich verläuft. Dies und vieles mehr wurde in dieser Folge mit Stephen Clements, Sales Operations Manager bei Basware, besprochen. Lesen Sie weiter, um die Antworten zu erfahren, oder folgen Sie dem Link, um den vollständigen Podcast zu hören.
Dies und vieles mehr wurde in dieser Folge mit Stephen Clements, Sales Operations Manager bei Basware, besprochen. Lesen Sie weiter, um die Antworten zu erfahren, oder folgen Sie dem Link, um den vollständigen Podcast zu hören.
Inhalt
Die Automatisierung von Vertriebsprozessen nutzt Technologie, um Ihr Unternehmen so effizient und produktiv wie möglich zu machen. In Unternehmen, in denen sich die Mitarbeiter auf den Umsatz, die Beeinflussung des Umsatzes oder die Optimierung der Kosten konzentrieren, hat die Automatisierung der Vertriebsprozesse nicht nur drastische Auswirkungen auf die Vertriebsabteilung, sondern auch auf Abteilungen wie die IT-Abteilung, die Marketingabteilung, die Finanzabteilung, die Produktabteilung und andere.
Warum sind Tools zur Vertriebsautomatisierung wichtig?
Automatisierungstools helfen uns, unser Geschäft auszubauen, unsere Interessenten und Kunden zu unterstützen und unsere Interaktionen zu verfolgen. Außerdem liefern sie uns Berichte und Einblicke in die Vorgänge, damit unsere Vertriebsteams ihre täglichen Aufgaben effizient erledigen und zum richtigen Zeitpunkt mit den Kunden in Kontakt treten können.
Tools zur Vertriebsautomatisierung sind auch für die Produktorganisation wichtig: Sie helfen uns, unsere Produkt- und Serviceangebote zu definieren, sicherzustellen, dass wir sie auf kontrollierte und standardisierte Weise anbieten, und Ausnahmen durch Genehmigungsprozesse zu verwalten. Der Vertrieb nutzt diese Tools, um seine Zeit zu verwalten, Angebote und Verträge für Kunden zu erstellen, Rechnungsdaten für nachgelagerte Prozesse einzurichten und Verkaufsfälle mit verlässlichen Daten an die Lieferteams weiterzuleiten, denen sie vertrauen können. Die Finanzabteilung nutzt diese Daten, um profitable Verträge entsprechend den erforderlichen Details zu erstellen. Auf diese Weise können wir mit weniger Ressourcen mehr erreichen, manuelle, sich wiederholende Aufgaben reduzieren und mehr innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreichen.
Automatisierungswerkzeuge beeinflussen die Arbeit von Vertrieb, IT, Backend und Finanzen. Aber es gibt eine Abteilung, die besonders hervorgehoben werden muss: die Personalabteilung, insbesondere der Einstellungsprozess. Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter rekrutieren und über Kennzahlen und KPIs verfügen, die Ihren Bewerbern helfen, sich ihren Erfolgsweg sicher vorzustellen. Wir sollten sicherstellen, dass wir auch den Verhandlungsprozess bei der Einstellung straffen, damit die Personalverantwortlichen, wenn es an der Zeit ist, einen Vertrag mit Boni zu unterzeichnen, wissen, was sie tun müssen, um ihre Ziele zu erreichen – insbesondere wenn sie neu in der Branche sind.
Basware setzt seine Tools zur Vertriebsautomatisierung so ein, dass unser Provisionsmodell in sie eingebettet ist, was unseren Vertriebsmitarbeitern hilft, effektiv zu verkaufen. Es ist etwas anderes, als sie für sich arbeiten zu lassen – hier wird das Onboarding wichtig. Beim Onboarding unserer Vertriebsmitarbeiter geht es nicht nur darum, sie mit Telefonen, Kontaktlisten und Papier auszustatten, insbesondere in einer High-Tech-Branche wie der unseren. Wir müssen dafür sorgen, dass unsere Tools so benutzerfreundlich sind, dass sie schnell und einfach auf alle notwendigen Informationen zugreifen können – damit sie ihre Arbeit vom ersten Tag an effizient erledigen können.
Der Vertrieb ist Ihre erste Anlaufstelle – es ist wichtig, dass er über Ihr Produktangebot, Ihre Preise und Ihre Geschichte informiert ist, damit er Ihr Unternehmen richtig repräsentieren kann. Sie können den Teil der Schulung nicht weglassen, aber Sie können ihn mit dem Tool zur Vertriebsautomatisierung optimieren und vereinfachen. Sie haben alle vordefinierten Elemente für die Vertriebsmitarbeiter parat, z. B. LinkedIn-Nachrichten, E-Mails, Skripte und eine Wissensdatenbank.
Welche Lösungen verwendet Basware?
Bei Basware verwenden wir Microsoft Dynamics CRM, SAP CPQ und SAP CLM als unsere wichtigsten Vertriebstools. Darüber hinaus verwenden wir ergänzende Tools wie Showpad und LinkedIn Sales Navigator, die uns weiterhelfen.
Das CRM-System hilft uns, den Überblick über die Kundeninteraktionen zu behalten, damit sich unsere Kunden nicht übergangen fühlen. Mit SAP CPQ können wir schnell und präzise Angebote erstellen, während CLM die Vertragsverhandlungen rationalisiert. Showpad eignet sich hervorragend für die gemeinsame Nutzung von Verkaufsressourcen mit Kunden in einer markengerechten Form und hilft uns, Einblicke in die Interaktion der Kunden mit dem Material zu gewinnen. Und natürlich hilft uns LinkedIn Sales Navigator dabei, Leads zu finden und die richtigen Kunden anzusprechen. All diese Dinge sind für unseren Vertriebsprozess sehr wichtig.
Wir sollten auch nicht vergessen, dass die Implementierung von Tools ein kontinuierlicher Prozess ist, der auf die Bedürfnisse unserer Kunden und des Marktes reagiert.
Wie erhalten Sie die Unterstützung der Finanzabteilung?
Die Ressourcen, die in die Tools fließen, müssen gerechtfertigt sein. Das Sales Operations Team spielt hier eine Schlüsselrolle. Es unterstützt nicht nur die Vertriebsteams, sondern auch andere Abteilungen wie Finanzen, Produkte und Rechnungsstellung. Es ist ein Team, das die Kluft überbrückt.
Basware verkaufte seine Beschaffungsplattform zunächst als Vor-Ort-Installation, hat sich aber inzwischen zu einem Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen entwickelt. Das bedeutete die Einführung neuer Automatisierungstools und -prozesse und die Änderung des Geschäftsmodells, um sich in die richtige Richtung zu entwickeln. Vor etwa sechs oder sieben Jahren begannen wir mit der Umstellung auf die Cloud und das SaaS-Modell. Diese große Veränderung bedeutet, dass wir uns mehr auf die Bedürfnisse unserer Kunden konzentrieren, mit ihnen im Gespräch bleiben und auf ihre Anliegen eingehen. Es war ein langer Prozess, aber jetzt ist Basware hauptsächlich ein SaaS-Unternehmen mit nur noch wenigen On-Premise-Lösungen.
Der Schneeballeffekt der digitalen Transformation und der Automatisierung hat gezeigt, dass, wenn Basware sich verändert, dies auch seine Kunden, Partner und Vertriebspartner tun müssen – die jetzt alle unsere Tools zur Vertriebsautomatisierung nutzen. Mit diesem Schritt konnten wir unseren Vertriebspartnern Zugang zu unserem Angebotstool geben, so dass sie selbst erstellte Angebote weitergeben können – etwas, das bis vor kurzem nicht möglich war.
Wann sollte man in das Projekt investieren? Wie wähle ich das richtige Werkzeug?
Die beste Antwort wäre, es zu tun, wenn es für Ihr Unternehmen lebenswichtig ist – wenn es anfängt, schädlich zu werden, wenn Sie es nicht tun. Zum Beispiel könnten Mitarbeiter gehen, wenn sie nicht die richtigen Werkzeuge für ihre Arbeit haben, was zu unzufriedenen Kunden führt, die möglicherweise zu einem Konkurrenten wechseln. Darüber hinaus können betriebliche Ineffizienzen auch kostspielig sein; manuelle Prozesse bergen oft ein Risiko und Fehler können leicht passieren. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie anfangen sollten, zu investieren und darüber nachzudenken, wie Sie diese Probleme lösen können.
Bei Basware verwendeten wir ein internes Tool für unseren Angebotsprozess, das bereits seit einiger Zeit im Einsatz war, sich aber zunehmend nachteilig auf unser Geschäft auswirkte, da wir Gefahr liefen, Mitarbeiter und Kunden aufgrund von Ineffizienzen zu verlieren.
Wir hatten im Laufe der Jahre eine Menge “technischer Schulden” angehäuft, was die Entwicklung und Wartung erschwerte und zu häufigen Ausfallzeiten und Fehlern führte. Infolgedessen war unser Angebotsprozess gestört, so dass Kunden und Vertriebsmitarbeiter frustriert waren, weil sie sich abmühten, Angebote rechtzeitig zu erstellen. Das war der Auslöser für uns, in ein Projekt zu investieren, das die Prozesse automatisieren und diese Ineffizienzen beseitigen würde. Wir begannen mit der Untersuchung der verschiedenen Anbieter, indem wir eine Ausschreibung erstellten, die Optionen eingrenzten, Demos durchführten und mit anderen Kunden sprachen, bevor wir uns schließlich für den richtigen Anbieter entschieden. Von der Genehmigung bis zur Unterzeichnung des Vertrags vergingen etwa anderthalb Jahre. Das zeigt, dass die Auswahl eines Tools nur die halbe Miete ist; der Start des Projekts kann genauso viel Zeit in Anspruch nehmen.
Was ist vor, während und nach dem offiziellen Beginn der Projektdurchführung zu beachten?
1. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, dass das Kernprojektteam zusammen ist und dass alle am Projekt beteiligten Akteure auf derselben Seite stehen.
2. Wenn Sie zum ersten Mal mit einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, sollten Sie frühzeitig die Arbeitsweise festlegen und sich überlegen, wie Sie die Anforderungen erfassen, die Entwicklung durchführen und die Dinge freigeben wollen.
Basware begann seine Zusammenarbeit mit CLARITY Labs im Jahr 2019. Wir folgten ihren Empfehlungen, es am Anfang einfach zu halten und später an komplexeren Dingen zu arbeiten. Der beste Rat, den wir bekamen, war, klein und einfach anzufangen, denn es ist sehr leicht, sich für all die verschiedenen Möglichkeiten zu begeistern. Aber wir sollten nicht vergessen, dass es einen Zeitplan und einen gewissen Umfang gibt, der innerhalb des ersten Projekts umgesetzt werden kann.
3. Überlegen Sie, wie sich Ihre internen Prozesse ändern müssen. Sie ändern nicht nur die Tools, sondern auch Ihre internen Prozesse. Überlegen Sie sorgfältig, wie diese Prozesse geändert werden müssen und wen sie betreffen.
4. Informieren Sie Ihre Benutzer während des Projekts über den Stand der Dinge. Lassen Sie sie nicht nur wissen, wann wir in Betrieb gehen, sondern auch, wie weit wir mit dem Prozess sind, was von ihnen erwartet wird und wie wir die Übergangszeit zwischen der alten und der neuen Lösung gut bewältigen können.
Die Quintessenz
Die Investition in Tools zur Vertriebsautomatisierung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vorteile der digitalen Automatisierungstransformation in Ihrem Unternehmen über viele Jahre hinweg zu nutzen. Mit der richtigen Lösung an Ihrer Seite können Sie nicht nur die Zahl der Leads erhöhen und den Verkaufsprozess erheblich vereinfachen, sondern auch sicherstellen, dass Sie die Produkte und Dienstleistungen so effizient und fehlerfrei wie möglich anbieten.