CLARITY.SHOW Podcast : Pourquoi, quand et comment démarrer l’automatisation des ventes ?

Pourquoi l’automatisation des ventes est-elle importante et comment profite-t-elle aux différents départements de l’entreprise ? Quand investir dans l’automatisation ? Et comment s’assurer que le projet et la gestion du changement se déroulent le mieux possible. Ces questions et bien d’autres ont été abordées dans cet épisode avec Stephen Clements, Sales Operations Manager chez Basware. Poursuivez votre lecture pour découvrir les réponses ou suivez le lien pour accéder à l’intégralité du podcast.

Cette question et bien d’autres ont été abordées dans l’épisode avec Stephen Clements, directeur des opérations de vente chez Basware. Poursuivez votre lecture pour découvrir les réponses ou suivez le lien pour accéder à l’intégralité du podcast.

L’automatisation des processus de vente utilise la technologie pour rendre votre entreprise hyper efficace et aussi productive que possible. Dans les organisations où les gens se concentrent sur le chiffre d’affaires, l’influence sur le chiffre d’affaires ou l’optimisation des coûts, l’automatisation des processus de vente a un impact considérable non seulement sur le département des ventes, mais aussi sur des départements tels que le département informatique, le département marketing, le département financier, le département des produits, et bien d’autres encore.

Pourquoi les outils d’automatisation des ventes sont-ils importants ?

Les outils d’automatisation nous aident à développer nos activités, à soutenir nos prospects et nos clients et à suivre nos interactions. Ils nous fournissent également des rapports et des informations sur ce qui se passe afin que nos équipes de vente puissent être efficaces dans leurs tâches quotidiennes et s’engager avec les clients au bon moment.

Les outils d’automatisation des ventes sont également importants pour l’organisation des produits : ils nous aident à définir nos offres de produits et de services, à nous assurer que nous les proposons de manière contrôlée et standard, et à gérer les exceptions par le biais de processus d’approbation. Les commerciaux utilisent ces outils pour gérer leur temps, créer des devis et des contrats pour les clients, configurer les données de facturation en aval et transmettre les cas de vente aux équipes de livraison avec des données fiables auxquelles ils peuvent se fier. Le service financier utilise ces données pour élaborer des contrats rentables en fonction des détails requis. Cela nous permet de faire plus avec moins de ressources, de réduire les tâches manuelles et répétitives et de réaliser plus de choses dans les délais impartis.

Les outils d’automatisation influencent le travail des services de vente, de l’informatique, du backend et des finances, mais il y a un service qui mérite une attention particulière : les ressources humaines, et plus précisément le processus de recrutement. Si vous recrutez des vendeurs et que vous avez mis en place des mesures et des indicateurs clés de performance qui aideront vos candidats à envisager avec confiance leur parcours de réussite, vous devez vous assurer de rationaliser le processus de négociation de recrutement. Nous devrions également veiller à rationaliser le processus de négociation du recrutement afin que, lorsqu’il s’agit de signer un contrat avec des primes, les RH sachent ce qu’elles doivent faire pour atteindre leurs objectifs – en particulier si elles sont nouvelles dans le secteur.

Basware utilise ses outils d’automatisation des ventes de manière à ce que notre modèle de commission soit intégré dans ces outils, ce qui aide à guider nos vendeurs pour qu’ils vendent efficacement. Ce n’est pas la même chose que de les faire travailler pour vous – c’est là que l’intégration devient importante. L’intégration de nos vendeurs ne consiste pas seulement à les équiper de téléphones, de listes de contacts et de papier, surtout dans un secteur de haute technologie comme le nôtre. Nous devons nous assurer que nos outils sont suffisamment conviviaux pour qu’ils puissent accéder rapidement et facilement à toutes les informations nécessaires, ce qui leur permet de faire leur travail efficacement dès le premier jour.

Il est important qu’ils soient informés de votre gamme de produits, de vos prix et de votre histoire afin qu’ils puissent représenter correctement votre entreprise. Il n’est pas possible de réduire la part de formation, mais vous pouvez l’optimiser et la simplifier grâce à l’outil d’automatisation des ventes. Vous disposez de tous les éléments prédéfinis pour les vendeurs, tels que les messages LinkedIn, les courriels, les scripts et la base de connaissances.

Quelles sont les solutions utilisées par Basware ?

Chez Basware, nous utilisons Microsoft Dynamics CRM, SAP CPQ et SAP CLM comme principaux outils de vente. Nous utilisons également des outils complémentaires tels que Showpad et LinkedIn Sales Navigator pour nous aider davantage.

Le système de gestion de la relation client (CRM) nous aide à suivre les interactions avec nos clients, afin que ceux-ci ne se sentent pas ignorés. SAP CPQ nous permet de produire des devis rapidement et avec précision, tandis que CLM rationalise les négociations contractuelles. Showpad est idéal pour partager des supports de vente avec les clients sous une forme personnalisée, et il nous aide à comprendre comment les clients interagissent avec le matériel. Et, bien sûr, LinkedIn Sales Navigator nous aide à trouver des prospects et à cibler les bons comptes. Tous ces éléments sont très importants pour notre processus de vente.

Nous devons également garder à l’esprit que la mise en œuvre d’outils est un processus continu en réponse aux besoins de nos clients et du marché.

Comment obtenir le soutien du département des finances ?

Les ressources affectées aux outils doivent être justifiées. L’équipe chargée des opérations de vente joue un rôle clé à cet égard, car elle apporte son soutien non seulement aux équipes de vente, mais aussi à d’autres services tels que les finances, les produits et la facturation. C’est une équipe qui fait le lien.

Basware a d’abord vendu sa plateforme d’approvisionnement en tant qu’installation sur site, mais est depuis devenue une société de logiciels en tant que service (SaaS). Cela a nécessité l’introduction de nouveaux outils et processus d’automatisation et la modification de son modèle d’entreprise pour évoluer dans la bonne direction. Il y a environ six ou sept ans, nous avons commencé à passer à l’informatique dématérialisée et au modèle SaaS. Ce changement majeur implique de se concentrer davantage sur les besoins de nos clients, de rester à leur écoute et de répondre à leurs préoccupations. Le processus a été long, mais aujourd’hui Basware est principalement une entreprise SaaS avec peu de solutions sur site restantes.

L’effet boule de neige de la transformation numérique et de l’automatisation a montré que si Basware change, il en va de même pour ses clients, ses partenaires et ses distributeurs – qui utilisent tous désormais nos outils d’automatisation des ventes. Cette évolution nous a permis de donner à nos partenaires revendeurs un accès à notre outil de devis, leur permettant de remettre des devis qu’ils génèrent eux-mêmes – ce qui n’était pas possible jusqu’à récemment.

Quand investir dans le projet ? Comment choisir l’outil adéquat ?

La meilleure réponse serait de le faire lorsque c’est vital pour votre entreprise – lorsque continuer sans cela commence à être préjudiciable. Par exemple, les employés risquent de partir s’ils ne disposent pas des outils nécessaires à leur travail, ce qui se traduit par des clients mécontents qui peuvent éventuellement se tourner vers un concurrent. En outre, l’inefficacité opérationnelle peut également s’avérer coûteuse ; les processus manuels comportent souvent un risque et des erreurs peuvent facilement se produire. C’est à ce moment-là que vous devez commencer à investir et à réfléchir à la manière de résoudre ces problèmes.

Chez Basware, nous utilisions un outil interne pour notre processus d’établissement de devis depuis un certain temps, mais cela devenait préjudiciable à notre entreprise car nous risquions de perdre des employés et des clients en raison d’inefficacités opérationnelles.

Nous avions accumulé beaucoup de “dette technique” au fil des ans, ce qui rendait le développement et la maintenance difficiles et entraînait des temps d’arrêt et des erreurs fréquents. En conséquence, notre processus d’établissement de devis a été perturbé, laissant les clients et les vendeurs frustrés car ils luttaient pour obtenir des devis dans les délais impartis. C’est ce qui nous a incités à investir dans un projet visant à automatiser les processus et à remédier à ces inefficacités. Nous avons commencé à rechercher les différents fournisseurs en créant un appel d’offres, en réduisant les options, en organisant des démonstrations et en discutant avec d’autres clients avant de finalement choisir le bon fournisseur. Il s’est écoulé environ un an et demi entre le moment où nous avons reçu l’autorisation de commencer et celui où nous avons signé le contrat, ce qui montre que le choix d’un outil ne représente que la moitié de la bataille ; le lancement du projet peut prendre à peu près autant de temps.

Que faut-il prendre en compte avant, pendant et après le début officiel de la mise en œuvre du projet ?

1. Assurez-vous que vos objectifs sont clairs, que l’équipe centrale du projet est réunie et que toutes les parties prenantes impliquées dans le projet sont sur la même longueur d’onde.

2. Lorsque vous travaillez pour la première fois avec un partenaire de mise en œuvre, établissez d’emblée les méthodes de travail, en déterminant comment vous allez recueillir les exigences, effectuer le développement et publier les documents.

Basware a commencé notre coopération avec CLARITY Labs en 2019. Nous avons suivi leurs recommandations de rester simple au début et de travailler sur des choses plus complexes plus tard. Le meilleur conseil que nous ayons reçu était de commencer petit et simple, car il est très facile de s’enthousiasmer pour toutes les différentes possibilités. Mais il ne faut pas oublier qu’il y a un calendrier et un certain nombre de choses qui peuvent être réalisées dans le cadre du projet initial.

3. Réfléchissez à la manière dont vos processus internes doivent être modifiés. Vous modifiez les outils, mais aussi vos processus internes. Réfléchissez bien à la manière dont ces processus doivent être modifiés et aux personnes concernées.

4. Tenez vos utilisateurs informés de ce qui se passe pendant le déroulement du projet. Ne leur indiquez pas seulement la date de mise en service, mais aussi où nous en sommes dans le processus, ce que l’on attend d’eux et comment gérer les périodes de transition entre l’utilisation d’une ancienne et d’une nouvelle solution.

Le bilan

Investir dans des outils d’automatisation des ventes vous permet de récolter les fruits de la transformation numérique de votre entreprise pendant de nombreuses années. Avoir la bonne solution à vos côtés vous permettra non seulement d’augmenter le nombre de prospects et de faciliter considérablement le processus de vente, mais aussi de vous assurer que vous proposez les produits et services de la manière la plus efficace et la plus exempte d’erreurs possible.